為鑑於現時新型冠狀病毒疫情，為減少同工往返辦公室途中和在辦公室內工作時被病毒感染的機會，很多機構已實施「留家工作」。為維持機構的服務和運作，機構可利用各種雲端及通訊科技，以協助同工之間的協作和溝通，在家中繼續工作。

在團隊溝通上，大家可考慮各種即時通訊應用軟件(Instant Messaging)，如WhatsApp、Skype、Microsoft Teams等。這些軟件可以讓同工以文字、圖片和語音作即時溝通。機構若需要對同工發放訊息或工作安排，在緊急情況下可利用即時通訊應用軟件，可以更便捷和清楚地發放資料，作出應變。（這些軟件多數都有提供免費版本，其功能已相當整備。）

在此亦值得一提，需要多人通話(Conference Call)時，現時的智能電話多數都已經配備這功能。同工只需要在通話時按「添加通話」，駁通另一位同工的電話後，再按「合併通話」便可進行電話會議。

iPhone 的多人通話功能：

Android 的多人通話功能：

請注意用以上方法通話需要使用大家的流動電話語音通話服務，在超出服務計劃的限額時，可能需要支付額外費用。另外，大家亦可使用WhatsApp群組上的「通話」進行多人語音或視像會議。同工可以在WhatsApp群組內，按右上角的「新增通話」鍵，再選擇你想進行通話/視像會議的同工，然後按「語音通話」或「視像會議」鍵便可。

又如同工需要在會議中作PowerPoint簡報或就著文件作討論，則需要利用網上會議(Virtual Meeting)軟件，如Zoom、Skype、Google Handouts等。這些軟件可讓多人以語音和視像作會議，大多配備「螢幕畫面分享」功能，與會者可以PowerPoint或其他多媒體作簡報，也可以文件(如Word、Excel、PDF)或網頁作討論和交流。各種網上會議軟件在參與人數和會議時間都可能有限制，大家可因應實際工作需要選用合適的工具。

「留家工作」的另一挑戰是如何共享檔案(File Sharing)。市面上已有很多雲端儲存和檔案共享服務，如OneDrive、Dropbox、Google Drive等，同工可以透過雲端，與機構內、或對外共享檔案；一些雲端服務甚至可以讓多人同時編輯同一個文件(包括Word、Excel、PowerPoint)，非常方便。

當然，機構在採納各式Home Office方案時，亦必需考慮資訊保安風險，以免因一時方便而洩漏機密或敏感資料。長遠考慮，機構可建構虛疑私人網絡(Virtual Private Network)或虛疑桌面(Virtual Desktop)等方案，全面實施「流動辦公室」，令工作更有彈性和效率。

機構如對以上內容有任何問題（採購、應用等等），歡迎致電 2922 9280或電郵 [email protected] 查詢和分享。

最後祝願大家都可以保持身體健康！！